従業員向けの追加カードを活用すると、立替精算を減らし、会社側も経費を確認しやすくなります。安全に使うためのルール作りも欠かせません。
営業交通費や出張費、備品購入などを会社のカードで直接支払えるため、従業員が一時的に自分のお金を負担する場面を減らせます。
追加カードの明細を会社側で確認できれば、誰がいつ何に使ったのかを追いやすくなります。経費精算のチェックにも役立ちます。
商品によってはカードごとの利用状況や限度額を管理しやすい仕組みがあります。従業員数が多い会社は管理機能も比較しましょう。
利用できる経費、利用上限、領収書の提出方法、カードを紛失した場合の連絡方法などを事前に定めましょう。
| 項目 | 例 |
|---|---|
| 利用目的 | 出張・交通・備品 |
| 1回の上限 | 5万円以上は事前承認 |
| 領収書 | 翌営業日まで |
| 私用 | 禁止 |
| 紛失 | 即時報告 |
| 退職時 | 最終出勤日までに返却 |
「常識の範囲で」ではなく、金額や期限を数字で決めると運用がぶれにくくなります。
追加カードは、営業担当、購買担当、出張が多い社員など、実際に会社経費を支払う人へ限定した方が管理しやすくなります。カード会社によっては利用者ごとの上限設定や通知機能があるため、複数人利用では管理機能も確認しましょう。
考え方
「誰に持たせるか」ではなく「どの支払いを誰に任せるか」からカード配布対象を決めると、必要枚数を絞りやすくなります。
社員ごとにカードを持たせた方がよい？
実際に経費決済を行う人へ限定した方が管理しやすくなります。
私用を防ぐには？
利用目的、上限、事前承認、利用通知などを組み合わせるのが有効です。
退職者のカードはどうする？
返却・利用停止を退職手続きに組み込み、継続課金がないかも確認しましょう。
法人カードを従業員に持たせると、立替精算や経費確認の負担を減らせます。追加カードの発行条件と合わせて、社内の利用ルールを整えて運用しましょう。